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„Zeitfresser“ erfolgreich gebannt!

Vorlagenmanagement mit DOCUNIZE™ bei den Stadtwerken Forchheim

Vorlagenmanagement. Ein Thema, das nur bei multinationalen Unternehmen mit Standorten in aller Welt eine Rolle spielt? Weit gefehlt. Wie das Beispiel der Stadtwerke Forchheim beweist.

Die Stadtwerke Forchheim, ein regionales Versorgungsunternehmen mit knapp 120 Mitarbeitern, hat ca. 150 Vorlagen - hauptsächlich auf Word Basis - im Einsatz. Eine stattliche Anzahl, wenn man bedenkt, dass es weder standort- noch sprachspezifische Varianten gibt.

Initiator und Treiber des Projekts Einführung eines professionellen Vorlagenmanagement-Systems war Herr Tobias Schlund.

Herr Schlund ist bei den Stadtwerken Forchheim neben der gesamten Mediengestaltung auch für die Administration der Vorlagen verantwortlich. In dieser Funktion hatte er deutlich zu spüren bekommen, wie enorm zeitintensiv sich die Erstellung und Pflege der Vorlagen gestaltete.

Die Ausgangssituation - viel manuelle „Strafarbeit“ Die Vorlagenentwürfe kommen bei den Stadtwerken Forchheim im Regelfall aus den verschiedenen Fachabteilungen, werden dann von Herrn Schlund auf das Corporate Design des Unternehmens angepasst und administriert.

Vor der Einführung eines professionellen Vorlagenmanagement-Systems wurden die Vorlagen im Intranet bereitgestellt. Die Profile mussten manuell in Kombinationsfelder eingefügt werden.

„Problematisch wurde es, sobald Kombinationsfelder mit über 25 Elementen hinterlegt werden sollten. Diese Zahl konnte man aufgrund einer festen Grenze nicht überschreiten. Bei uns waren die Kombinationsfelder mit verschiedensten Daten gefüllt: Ansprechpartner, Ruf- und Faxnummer, E-Mail-Adresse, u.v.m. Das hieß natürlich auch, dass zig Vorlagen aktualisiert werden mussten, sobald es einen neuen User gab“, erklärt Herr Schlund die Situation.

Die Suche nach dem richtigen System
Im Mai 2011 fiel die Entscheidung. Es sollte ein professionelles Vorlagenmanagement-System beschafft werden.

Das neue System sollte auf jeden Fall die Administration und das Vorlagen-Handling vereinfachen und damit auch die Effizienz im Vorlagenmanagement erhöhen.

Fündig wurde man im Internet. Das Vorlagenmanagement-System DOCUNIZE™ schien auf Anhieb die gewünschten Anforderungen gut abzudecken. Die Produkt-Demo bestätigte den ersten Eindruck. Weitere Systeme wurden deshalb gar nicht mehr in Betracht gezogen.

Der Evaluierungsprozess, in den neben Herrn Schlund auch noch der EDV-Leiter sowie der technische Bereichsleiter der Stadtwerke Forchheim eingebunden waren, dauerte dann doch insgesamt 9 Monate. Schließlich wollte man sichergehen, das passende System gefunden zu haben.

Rollout und Schulung - komplett in Eigenregie
Anfang 2012 wurde DOCUNIZE™ erstmalig bei diversen Usern zum offiziellen Test installiert. Alle Vorlagen im Internet wurden weiterhin beibehalten. Nur für den Fall, dass DOCUNIZE™ Schwierigkeiten machen sollte. Nach erfolgreicher Testphase wurde das System bei allen 65 Usern installiert und der damalige Intranetbereich konnte deaktiviert werden.

Die Schulung der User übernahm Herr Schlund selbst. Jeder einzelne Anwender wurde individuell an seinem Arbeitsplatz in DOCUNIZE™ eingeführt.

Die ursprünglichen Ziele, nämlich das Vorlagenmanagement bei den Stadtwerken Forchheim effizienter zu gestalten, ist voll erreicht worden.

Ein Beispiel: Die User-Profile, die man vorher manuell einpflegen und ändern musste, werden jetzt automatisch über Active Directory synchronisiert.

Herr Schlund stellt fest: „Ich bin nach wie vor für die Vorlagenadministration bei den Stadtwerken Forchheim zuständig. Nur geht das jetzt viel schneller und einfacher“.

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Das Fazit:

Tobias Schlund, Initiator und Projektleiter der Einführung des Vorlagenmanagement- Systems DOCUNIZE™ bei den Stadtwerken Forchheim

„Zwar gab es anfangs vereinzelt Implementierungsschwierigkeiten, bei denen mir die Mitarbeiter der COC AG auch sofort weitergeholfen haben. Nach erfolgreicher Testphase muss ich jedoch sagen, dass ich mit DOCUNIZE™ wirklich zufrieden bin. Änderungen werden leichter als je zuvor durchgeführt, neue Vorlagen werden einfacher erstellt - und das wichtigste: Unsere User sind zufrieden. Das Arbeiten mit den Vorlagen ist einfacher und effizienter und das CI kann ohne weiteres eingehalten werden.“

Die Stadtwerke Forchheim sind ein regionaler Rundumversorger, der zukunftsweisende Versorgungsdienstleistungen inkl. kompetenter Energieberatung aus einer Hand bietet. Die Stadtwerke Forchheim mit ihren Einzelgesellschaften bieten ein breites Leistungsspektrum: Strom, Wasser, Telekommunikation und Parken, Erdgas, Contracting und Abwasser.

Insgesamt beschäftigen die Stadtwerke Forchheim 115 Mitarbeiter.